مفهوم پویایی گروهی و کارتیمی را درک کنید.
- مفهوم پویایی گروهی و کارتیمی را درک کنید.
- از تفاوت گروه و تیم آگاهی یابید.
- فرق بین گروه رسمی و غیر رسمی را دریابید.
- تیمهای خودگردان را بیاموزید.
- با تیمهای مجازی آشنا شوید.
- با شیوه های اثربخشی گروه آشنا شوید.
- با مضمون گروه اندیشی آشنا پیدا کنید.
- نقش گروهها در سازمانها چیست؟
- روندهای جاری در استفاده از گروهها کدامند؟
- چه چیزی گروه را کارآمد می سازد؟
- مدیران درباره کار تیمی و پویایی گروهی چه باید بدانند؟
- چگونه تیم سازی اثربخشی گروه را افزایش می دهد؟
- پاداش برای جبران خدمات چگونه در انگیزش تأثیر می گذارد؟
مقدمه
امروزه از مدیران انتظار می رود محیط کاری خلق کنند که در آن افراد، نه تنها به صورت فردی بلکه به عنوان اعضای یک گروه کاری به عملکرد بالا دست یابند. در واقع، یک هدف عمده در محیط کار جدید این است که از گروه ها به عنوان یکی از موثرترین منابع، به بهترین وجه استفاده شود. هدایت از طریق کار تیمی از مسئولیتهای عمدة مدیریت است که اهمیت فزاینده ای برخوردار اما دستیابی به آن آسان نیست. هر دو مفهوم گروه و تیم، واکنشهای مثبت و منفی در ذهن بسیاری از افراد به وجود می آورد. با وجود اینکه گفته می شود که »دو فکر بهتر از یک فکر است،« این ایده را نیز خاطر نشان می سازد که "آشپز که دو تا شد آش یا شور می شود یا بی نمک". ضرب المثل دیگری چنین می گوید که "شتر اسبی است که کمیته ای آن را به وجود آورده است". البته نکته مهمی در آن مستتر است: بسیاری از فعالیتها در ورای ظرفیتهای فردی هستند. موفقیت واقعی مدیریت مستلزم بسیج کردن و استفاده از گروه ها به عنوان منابع انسانی سازمان است.
گروه ها در سازمانها
گروه بنابر تعریف رسمی، عبارت از مجموعه ای از دو و یا بیشتر از افرادی است که برای دستیابی به اهداف مشترک به طور منظم با یکدیگر تعامل دارند. به عبارت ساده تر، گروه ها می توانند هم برای اعضاء و هم برای سازمانهایشان بسیار مفید باشند؛ آنها می توانند برای مشکل گشایی، منابع را افزایش دهند، خلاقیت و نوآوری پدید آورند، کیفیت تصمیم گیری را بهبود بخشند، تعهد اعضاء را بالا ببرند، به کنترل و انضباط کمک کنند، و همراه با گسترش سازمان، نیازهای فردی را ارضاء کنند.
کار تیمی فرایندی است که طی آن افراد در گروه ها با یکدیگر کار می کنند تا به هدفهای مشترک دستیابند. وقتی که کار تیمی وجود داشته باشد، سازمانها ممکن است از مزایای عملکرد هم افزایی [1] گروه (یعنی ایجاد یک کل که بزرگتر از جمع اجزاء است) بهره مند شوند. وجود هم افزایی بدان معنی است که یک گروه از منابع اعضایش حداکثر استفاده را به عمل می آورد و از طریق عملکرد جمعی بسیار بیشتر از آنچه در غیر این صورت ممکن می شد، به هدفها دست می یابد. وقتی کار تیمی وجود داشته باشد، افراد از مزایای شخصیِ ارضای نیازهای مهم از طریق کار کردن و عضو گروه بودن بهره مند می شوند، و اینها نیازهایی است که ممکن است ارضای آنها در محیط های کار معمولی مشکلتر باشد.
گروه هایی که به وسیله سازمان طرح ریزی می شوند یعنی آنهایی که در نمودار سازمانی درج شده اند، گروه های رسمی نام دارند. آنها مشخصاً ایجاد شده اند تا فعالیتهایی را انجام دهند که برای تحقق هدفهای عملیاتیِ کلیدی ضرورت دارند. واحد کار رسمی شامل یک مدیر و زیردستانش، یک گروه وظیفه ای [2] است که از پایه های اساسی سازمان به شمار می آید. چنین گروه هایی اغلب [3] محقق برجسته مدیریت، خاطر نشان می سازد که مدیران به عنوان "سنجاقهای اتصال" مهم، در چنین شبکه هایی خدمت می کنند. هر مدیری به عنوان سرپرست در یک گروه کاری عمل می کند و زیردست دیگری در سطح بالاتر است. در گروه اخیر، مدیر نه فقط با یک "رئیس" بلکه با "همقطاران" که خود مسئول واحدهای کاری دیگر هستند نیز تعامل دارد. نتیجة این اتصالهای افقی و عمودی اگر به درستی برقرار شود، کمک به انسجام و تحقق اهداف گروهی در سراسر سازمان است.
گروه های غیر رسمی قسمتی از ساختار غیررسمی سازمان هستند که از روابط طبیعی یا ناگهانی و همزمان افراد شکل می گیرند. برخی از آنها به عنوان گروه های ذینفع [4] شکل می گیرند که در آن کارکنان دور هم جمع می شوند تا یک داعیه یا موضع گیری مشترک را دنبال کنند (مانند درخواست برای برطرف ساختن شرایط کاری نامساعد). بعضی دیگر، گروه های دوستانه ای هستند که به دلایل شخصی گوناگون (نظیر سهیم شدن در علایق غیر کاری) به وجود می آیند. گروه های پشتیبانی نوعی دیگر از گروه های غیررسمی هستند که در آن افراد در انجام کار به یکدیگر کمک می کنند.
مدیران باید ماهیت گروه های غیررسمی را درک کنند و بکوشند تا به بهترین نحو ممکن از آنها استفاده کنند؛ به ویژه، ارتباطات به وجود آمده به وسیله گروه های غیررسمی ممکن است عملاً به سرعت جریان کار یا گماردن افراد به انجام کارهایی که در چارچوب ساختار رسمی امکان پذیر نیست، یاری رساند. گروه های غیررسمی می توانند به ارضای نیازهای شخصی اعضاء کمک کنند، منظور آن دسته نیازهایی است که در غیر این صورت ممکن بود در محیط کار رسمی ارضاء نشوند.
از جملة فواید دیگر گروه های غیر رسمی، ایجاد احساس رضایت، امنیت، حمایت اجتماعی، و احساس تعلق در اعضاء است.
شیوه های استفاده از گروه ها در سازمان
روندها در جهت تواناسازی بیشتر و تأکید بیشتر بر روابط جانبی در نحوة استفاده از گروه ها در سازمان تأثیرگذارند. امروزه شیوه های ذیل دارای بیشترین اهمیت هستند:
تیمهای کاری خودگردان
گروه وظیفه ای شامل یک سرپرست ردة اول و زیردستان بلافصل او در بعضی از سازمانها در حال از بین رفتن اند. جای این گروه وظیفه ای را نوعی از تیم خودگردان می گیرد که اعضایش توانمند شده اند تا بسیاری از وظایفی را که سابقاً مربوط به سرپرست بودند، انجام دهند. این مسئولیتهای خودمدیریتی، برنامه ریزی و تنظیم برنامة زمانی کار، آموزش اعضاء در فعالیتهای مختلف، سهیم کمیته ها و نیروهای کار
دو نوع گروه متداول و مهم در سازمانها به کار می روند که عبارتند از کمیته ها و نیروی کار[5]. هر یک از اینها، در حالی که وظایف مختلفی را انجام می دهند، افراد را خارج از وظایف روزانه شان گردهم می آورند تا برای هدفی مشخص در گروه های کوچک با هم کار کنند. این نوع گروه ها نوعاً با برنامه کار می کنند و به وسیله یک رهبر مشخص هدایت می شوند که به نوبه خود مسئول نتایج کمیته یا نیروی کار است.
یک کمیته معمولاً با توجه به یک هدف جاری فعالیت می کند و ممکن است اعضای آن در طول زمان حتی وقتی که خود کمیته باقی است تغییر کنند. سازمانها معمولاً تعدادی کمیته های پایدار دائمی دارند که به امور مختلفی می پردازند. بسیاری از سازمانها هم اکنون کمیته های وظیفه ای متداخل [6] دارند تا هماهنگی جانبی را بهبود بخشند. علاوه بر این، هنگامی که در سازمان خط مشیهای مهم در جریان تدوین هستند، کمیته ها غالباً به عنوان مکانیزمهای رسمی به نمایندگی از جانب حوزه های مختلف، عمل می کنند.
یک نیروی کار معمولاً به طور موقت کار می کند، وظایف رسمی آن معمولاً بسیار مشخص و زمان بندی شده است. نوآوری و خلاقیت در این حالت خیلی مهم است، زیرا نیروهای کار اغلب باید مشکلات خاصی را حل کنند یا جهات معینی را برای بهره گیری از فرصتها، مشخص سازند. نیروهای کار می توانند کاری را به سرعت انجام دهند، و در عین حال نظرات وسیعی را ملحوظ دارند. نیروهای کار مانند کمیته ها، به طور روزافزون مورد استفاده قرار می گیرند تا افراد دارای وظایف مختلف را گردهم آورند به منظور آنکه روی مسائل مشترک کار کنند (مانند نیروی کارِ پدید آوردنِ محصول جدید). اما برای دستیابی به نتایج مطلوب، هر نیروی کاری باید دقیقاً استقرار یابد و اداره شود. وقتی که هدفهای تعیین شده تحقق یافت، ممکن است نیروی کار منحل شود
